Bởi Tom Kamenick
Hãy tưởng tượng rằng một nhà phát triển đang vận động hội đồng quản trị thị trấn địa phương của bạn để chấp thuận một sự phát triển gây tranh cãi. Bạn gửi một yêu cầu hồ sơ yêu cầu tất cả các email giữa nhà phát triển đó và ba thành viên của hội đồng quản trị.
Không ai trong số họ có tài khoản email chính thức của chính phủ, vì vậy họ tìm kiếm email cá nhân của họ.
Hai thành viên mỗi người chuyển hơn 15 email. Người thứ ba nói rằng cô ấy chưa bao giờ gửi cũng như không nhận được bất kỳ email nào từ nhà phát triển. Bạn có tin cô ấy không? Bạn có thể làm gì với nó nếu bạn không?
Thật đáng kinh ngạc, ở Wisconsin, việc các quan chức chính phủ sử dụng email cá nhân của họ để thực hiện công việc của chính phủ là hoàn toàn hợp pháp. Mặc dù một tổ chức chính phủ có thể không có khả năng truy cập vào các tài khoản cá nhân và mặc dù việc sử dụng email cá nhân để ẩn các cuộc trò chuyện với công chúng một cách dễ dàng đến kỳ lạ, nhưng các phương pháp này vẫn được cho phép.
Có, như bất kỳ ai quen thuộc với Luật Hồ sơ Mở đều biết, các tài khoản email cá nhân vẫn phải tuân theo luật. Các quan chức chính phủ được yêu cầu tìm kiếm thông qua các tài khoản email cá nhân và tạo ra bất kỳ email nào liên quan đến công việc của chính phủ để đáp ứng yêu cầu hồ sơ.
Nhưng khả năng các quan chức sử dụng tài khoản email cá nhân của họ là một cơ hội cho những trò nghịch ngợm. Trong một xã hội coi trọng sự minh bạch và sự giám sát của công chúng, điều đó là không thể chấp nhận được.
Các vấn đề với việc cho phép thực hiện công việc của chính phủ với các tài khoản email cá nhân là rất nhiều. Nếu không có quản trị trung tâm, không ai khác có thể theo dõi, tìm kiếm hoặc xem lại những email đó. Các email có thể không được sao lưu theo bất kỳ cách nào. Các nhà cung cấp email khác nhau sẽ có các quy tắc lưu giữ khác nhau. Việc vô tình (hoặc cố ý) làm mất email sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Một khi các quan chức rời nhiệm sở, họ phải chuyển giao tất cả hồ sơ của mình cho người kế nhiệm, nhưng điều đó thực tế không bao giờ xảy ra với email cá nhân.
Và làm thế nào để bạn tin tưởng rằng những viên chức này không xóa bất kỳ email nào? Rằng họ đã tìm kiếm kỹ lưỡng các email phản hồi? Hầu như không có cách nào để xác minh rằng một tìm kiếm thích hợp đã được thực hiện và không có gì bị xóa.
Tất cả những gì bạn có thể làm là tin tưởng, nhưng lòng tin thường thiếu hụt, đặc biệt là khi một vấn đề gây tranh cãi có liên quan hoặc một công dân đang điều tra hành vi sai trái tiềm ẩn.
Giải pháp cho những vấn đề này rất đơn giản, rõ ràng và có ít nhược điểm. Giống như một số tiểu bang và chính quyền địa phương khác, Wisconsin nên cấm sử dụng tài khoản email cá nhân để hoạt động kinh doanh của chính phủ.
Sẽ là bất hợp pháp nếu các nhân viên và quan chức chính phủ làm bất cứ điều gì khác hơn là gửi phản hồi “vui lòng sử dụng email chính thức của tôi” cho bất kỳ liên hệ nào tới email cá nhân. Ngoài ra, bất kỳ thứ gì được gửi đến tài khoản email cá nhân về hoạt động kinh doanh của chính phủ phải được chuyển tiếp đến tài khoản chính thức để dễ dàng truy xuất.
Một luật như vậy sẽ loại bỏ tất cả những vấn đề đó. Các cơ quan chính phủ sẽ phải cung cấp tài khoản email cho các quan chức (và một số nhân viên), nhưng hầu hết đã làm như vậy và tài khoản email rất rẻ. Ví dụ: GoDaddy bán dịch vụ email được đính kèm với tên miền trang web với giá 2 đô la / tháng và tài khoản có thể được mua hàng loạt với mức giá thậm chí còn rẻ hơn.
Đổi lại, tổ chức chính phủ được quản lý tập trung các hồ sơ email, các tài khoản email dễ dàng được chuyển cho những người kế nhiệm, và tăng đáng kể niềm tin của công chúng vào các tìm kiếm hồ sơ của họ.
Không thường xuyên mà một vấn đề hóc búa lại có một giải pháp dễ dàng, rõ ràng và rẻ tiền như vậy. Để loại bỏ các rào cản đối với trách nhiệm giải trình của công chúng và nâng cao hiệu quả hoạt động của chính phủ, cơ quan lập pháp nên cấm sử dụng tài khoản email cá nhân cho hoạt động kinh doanh của chính phủ ở cấp tiểu bang và địa phương.
Quyền được biết của bạn là một cột hàng tháng được phân phối bởi Hội đồng Tự do Thông tin Wisconsin (Wisfoic.org), một nhóm dành riêng cho chính phủ mở. Tom Kamenick là chủ tịch và người sáng lập của Dự án minh bạch Wisconsin.
