Mỗi khi một quan chức được bầu cử gửi email, nó sẽ trở thành một hồ sơ công khai. Khi một nhân viên tại cơ quan chính phủ thực hiện mua hàng, giao dịch đó là việc của công chúng. Bất cứ khi nào giấy phép hoặc giấy phép được cấp bởi cơ quan chính phủ, đây là thông tin bạn có thể lấy.
Những hồ sơ này, bao gồm mọi thứ từ hợp đồng xây dựng và biên bản cuộc họp đến thư từ điện tử và hồ sơ tòa án, cung cấp cái nhìn hậu trường về cách các chính phủ hoạt động. Trong nhiều trường hợp, hồ sơ công khai chứa các cuộc thảo luận cho thấy cách thức và lý do các cá nhân được các cơ quan thành phố, quận, tiểu bang và liên bang tuyển dụng đưa ra quyết định và chi tiêu tiền thuế.
Luật hồ sơ mở của Wisconsin bắt đầu với tuyên bố: “Để thừa nhận thực tế là một chính phủ đại diện phụ thuộc vào một đơn vị bầu cử được thông báo, chính sách công của tiểu bang này được tuyên bố rằng tất cả mọi người đều được hưởng thông tin lớn nhất có thể về các công việc của chính phủ và quan chức. hành vi của những cán bộ, nhân viên đại diện cho họ. ”
Đó là khá rõ ràng. Khi các quan chức chính phủ ở cấp tiểu bang và địa phương tạo ra một bản ghi, bất kỳ bản ghi nào, theo luật này, công chúng có quyền xem nó. Chúng tôi được phép thu thập, kiểm tra và thậm chí xem xét kỹ lưỡng các hồ sơ này.
Và đó chính xác là những gì bạn nên làm khi muốn có thông tin.
Nếu bạn có thắc mắc về số tiền mà cơ quan chính phủ đã chi cho một dự án hoặc ai đã có mặt tại bàn cho một cuộc họp ủy ban quan trọng và cách họ bỏ phiếu, hãy bắt đầu bằng cách yêu cầu hồ sơ công khai.
Được sử dụng phổ biến bởi các nhà báo cũng như người dân hàng ngày, những gì được gọi là yêu cầu “hồ sơ mở” hoặc “hồ sơ công khai” có thể được thực hiện bởi bất kỳ ai vào bất kỳ lúc nào vì bất kỳ lý do gì.
Mặc dù quy trình yêu cầu hồ sơ công khai tương đối đơn giản, nhưng dù sao thì đây cũng là một quy trình chính thức và cần tuân theo một số bước.
Đầu tiên, hãy xác định những gì bạn muốn biết và ai là người có hồ sơ đó. Người chịu trách nhiệm lưu giữ và quản lý các tài liệu này tại cơ quan, bộ phận được gọi là “người lưu giữ” hồ sơ công vụ. Không hại gì nếu bạn gọi cho cơ quan để tìm ra người trông coi đó là ai.
Khi tạo yêu cầu của bạn, tốt nhất có thể sử dụng một mẫu đơn giản. Một điều đặc biệt tốt cho các thực thể tiểu bang và địa phương có thể được tìm thấy trên Hội đồng Tự do Thông tin Wisconsin trang mạng, là dịch vụ hàng đầu trong “Tài nguyên”. (Đối với hồ sơ liên bang, bạn cần phải nộp cái được gọi là “Yêu cầu FOIA”, viết tắt của “Đạo luật Tự do Thông tin”.)
Sau khi bạn đã gửi yêu cầu của mình cho tổ chức lưu trữ hồ sơ, bạn đợi. Thông thường, người quản lý sẽ xác nhận yêu cầu của bạn khá nhanh và có thể cho bạn biết khi nào bạn có thể nhận được hồ sơ của mình.
Không phải tất cả các bản ghi đều có sẵn. Một số dữ liệu và thông tin nhân sự - và cá nhân - có thể được bảo vệ. Ngoài ra, hồ sơ không được lưu giữ mãi mãi và một số có thể đã bị xóa, phá hủy hoặc bị mất.
Đôi khi, có một khoản chi phí cho việc truy xuất hồ sơ nhưng bạn nên yêu cầu được thông báo trước về điều đó. Bạn cũng có thể yêu cầu đáp ứng yêu cầu miễn phí nếu luật pháp cho phép. Hơn nữa, để đẩy nhanh quá trình xử lý của họ - và vì lý do môi trường - bạn có thể yêu cầu nhận hồ sơ của mình theo phương thức điện tử.
Yêu cầu hồ sơ công khai có thể mất thời gian và phải qua lại nhiều lần với những người giữ hồ sơ để có được thông tin bạn cần. Nhưng khi bạn có hồ sơ, bạn đã hoàn thành một cuộc kiểm tra quan trọng về sự cân bằng quyền lực mà chính phủ của chúng ta có đối với công chúng. Và bạn tiến thêm một bước nữa để hiểu tại sao và cách các quan chức được bầu và các cơ quan chức năng khác đưa ra quyết định của họ.
Đừng quên: Những hồ sơ này không phải là hồ sơ của chính phủ - chúng là hồ sơ của bạn.
-
Quyền được biết của bạn là một chuyên mục hàng tháng được phân phối bởi Hội đồng Tự do Thông tin Wisconsin (WisFOIC.org), một nhóm dành riêng cho chính phủ mở. Thành viên hội đồng Steven Potter là một phóng viên và nhà sản xuất đài phát thanh có trụ sở tại Madison.
